Sherpa Romeo (Jisc Open Policy Finder)

Kurzfazit

Sherpa Romeo — seit dem Relaunch 2024 offiziell Jisc Open Policy Finder — ist das De-facto-Nachschlagewerk für die Frage, was du mit deinem wissenschaftlichen Manuskript machen darfst. Bevor du einreichst oder etwas in ein Repository hochlädst, klärst du hier in Sekunden: Ist ein Preprint erlaubt? Darf das akzeptierte Manuskript archiviert werden? Wie lang ist das Embargo? Für jeden, der mit Green Open Access arbeitet, ist das Werkzeug unverzichtbar — kostenlos, redaktionell gepflegt und von der britischen Bildungsorganisation Jisc betrieben. Eine Einschränkung gleich vorweg, weil wir ehrlich sind: Das ist kein KI-Tool. Es steckt kein Sprachmodell dahinter, sondern eine sauber kuratierte Faktendatenbank. Wir führen die Seite hier, weil sie in OA-Workflows oft neben KI-gestützten Literaturtools auftaucht — bewerten sie aber als das, was sie ist: ein hervorragendes, klassisches Nachschlagewerk.

Für wen ist Sherpa Romeo?

Forschende und Promovierende: Wer publiziert, muss wissen, welche Manuskript-Version wann und wo legal zweitveröffentlicht werden darf. Sherpa Romeo beantwortet das pro Zeitschrift, ohne dass du dich durch seitenlange Copyright-Transfer-Agreements wühlen musst. Gerade für Green OA — die Selbstarchivierung im Repository — ist es der erste Anlaufpunkt.

Bibliotheken und Open-Access-Beauftragte: In Hochschulbibliotheken ist Sherpa Romeo Standardwerkzeug der Publikationsberatung. Beim Einpflegen von Veröffentlichungen ins institutionelle Repository klärt das Bibliotheksteam hier die rechtlichen Rahmenbedingungen jeder einzelnen Veröffentlichung.

Repository-Manager und Infrastruktur-Teams: Über die API lassen sich Policy-Abfragen direkt in Submission- und Repository-Systeme (DSpace, EPrints, Pure) einbinden. Beim Hochladen einer Publikation wird automatisch geprüft, welche Version archiviert werden darf — manuelle Recherche entfällt.

Förderungs- und Compliance-Stellen: Der Open Policy Finder verknüpft seit dem Relaunch auch Förderer-Vorgaben (etwa Horizon Europe, Plan-S-Förderer, DFG) mit Zeitschriften-Policies. Damit lässt sich prüfen, ob eine geplante Veröffentlichung die OA-Auflagen des Geldgebers erfüllt.

Weniger geeignet für: Wer eine inhaltliche Literaturrecherche oder Volltextanalyse braucht (dafür sind oder gedacht), wer juristisch belastbare Auskunft statt eines Datenbankeintrags verlangt (im Zweifel den Verlag direkt fragen), und wer eine deutschsprachige Oberfläche erwartet — die gibt es nicht.

Preise im Detail

Angebot	Preis	Was du bekommst
Web-Recherche	Kostenlos	Vollständiger Zugriff auf Zeitschriften-, Verlags- und Förderer-Policies, OA-Compliance-Check, Transformationsverträge
API	Kostenlos	Programmatischer Zugriff für Integrationen; Registrierung eines API-Keys nötig
Supporter-Scheme	Freiwilliger Beitrag	Institutionen unterstützen die Weiterentwicklung; keine Funktionssperre für Nicht-Zahler

Einordnung: Sherpa Romeo ist und bleibt vollständig kostenlos — sowohl die Web-Recherche als auch die API. Das 2024 eingeführte Supporter-Scheme ist kein Bezahlmodell, sondern ein Mäzenaten-Ansatz: Institutionen können freiwillig Geld geben, damit Jisc die Datenbank pflegen und ausbauen kann. Es gibt keine Premium-Stufe und keine Funktionen hinter einer Bezahlschranke. Das ist eine Stärke und gleichzeitig ein Risiko — ein öffentlich finanzierter Dienst lebt von der Förderbereitschaft der Community. Der Aufruf zum Supporter-Scheme deutet darauf hin, dass die reine Grundfinanzierung knapper geworden ist.

Stärken im Detail

Die umfassendste Policy-Datenbank im Open-Access-Bereich. Sherpa Romeo führt die Self-Archiving-Bedingungen tausender Verlage und über 22.000 Zeitschriften — kein anderer frei zugänglicher Dienst kommt an diese Breite heran. Wer eine etablierte Zeitschrift sucht, findet sie hier mit hoher Wahrscheinlichkeit, inklusive der wichtigen Detailbedingungen.

Beantwortet exakt die Fragen, die im Green-OA-Workflow zählen. Pro Zeitschrift zeigt der Eintrag, ob die eingereichte Fassung (Preprint/Submitted Version), das akzeptierte Manuskript (Accepted Manuscript/Postprint) und die finale Verlagsversion (Published Version/Version of Record) archiviert werden dürfen — jeweils mit erlaubtem Speicherort, Embargofrist und Lizenzbedingung. Genau diese Differenzierung macht den Unterschied zwischen einer rechtssicheren Zweitveröffentlichung und einer Urheberrechtsverletzung.

API für die Automatisierung. Die API erlaubt es, Policy-Abfragen direkt in Repository- und Submission-Systeme einzubetten. Beim Hochladen einer Publikation kann das System automatisch die zulässige Version und Embargofrist ziehen, statt dass ein Mensch jeden Eintrag manuell prüft. Für größere Einrichtungen ist das der entscheidende Effizienzhebel.

Redaktionelle Kuratierung statt automatischem Scraping. Hinter den Einträgen steht ein Team bei Jisc samt Beirat. Verlage werden kontaktiert, Policies werden interpretiert und in ein einheitliches Schema übersetzt. Das ist aufwendig, aber es ist der Grund, warum die Daten verlässlicher sind als eine maschinell zusammengesuchte Liste.

Mehr als nur Zeitschriften seit dem Relaunch. Der Open Policy Finder bündelt, was früher auf mehrere Sherpa-Dienste verteilt war: Zeitschriften-Policies (Romeo), Förderer-Vorgaben (Juliet) und Transformationsverträge. Damit lässt sich an einer Stelle prüfen, ob eine Veröffentlichung sowohl die Verlags- als auch die Förderer-Auflagen erfüllt.

Schwächen ehrlich betrachtet

Es ist kein KI-Werkzeug. Das ist die wichtigste Einordnung. Sherpa Romeo durchsucht keine Volltexte, fasst nichts zusammen und gibt keine Empfehlungen — es liefert Datenbankeinträge. Wer erwartet, dass ihm das Tool die richtige Zeitschrift vorschlägt oder seine Publikationsstrategie plant, ist hier falsch. Es beantwortet eine eng definierte Faktenfrage, und das tut es gut.

Das Farbcodierungssystem gibt es nicht mehr. Über Jahre war Sherpa Romeo für sein Ampelsystem bekannt — grün, blau, gelb, weiß als Kürzel für die OA-Optionen. Das wurde 2020 abgeschafft. Wer ältere Anleitungen, Schulungsunterlagen oder Blogbeiträge liest (auch unsere frühere Version dieser Seite), sollte das wissen: Die Farben existieren nicht mehr, stattdessen werden die Bedingungen ausführlich ausgewiesen.

Aktualitätsverzug bei neuen Policies. Verlage ändern ihre Bedingungen, und die Datenbank zieht nicht in Echtzeit nach. Gerade bei sehr neuen Zeitschriften oder kurz zuvor geänderten Policies kann der Eintrag veraltet sein. Im Zweifel — und besonders bei der Verlagsversion (Version of Record) — lohnt der Blick auf die Original-Policy des Verlags.

Mehrdeutige Bedingungen lassen sich nicht voll abbilden. Manche Verlagsverträge sind so verschachtelt (unterschiedliche Regeln je nach Förderer, Lizenz oder Datum), dass das standardisierte Schema sie nur näherungsweise erfasst. Bei juristisch heiklen Fällen ersetzt Sherpa Romeo keine direkte Verlagsauskunft.

Englischsprachig, keine deutsche Unterstützung. Oberfläche, Begriffe und Hilfe sind ausschließlich auf Englisch. Für die Zielgruppe (Wissenschaft, Bibliotheken) ist das meist unproblematisch, eine Einstiegshürde für weniger geübte Nutzende bleibt es trotzdem.

API-Migration bis Juli 2026. Die alte API wird abgelöst; die Frist zur Umstellung auf die neue API-Plattform wurde auf Juli 2026 verlängert. Wer bestehende Integrationen betreibt, muss aktiv migrieren — sonst brechen die Abfragen ab.

Alternativen im Vergleich

Wenn du…	…nimm stattdessen
Passende Zeitschriften zu deinem Manuskript inhaltlich finden willst
Literatur recherchieren und mit Quellen zusammenfassen willst
Einen großen Dokumentenbestand befragbar machen willst

Erwähnenswert ohne eigene Tool-Seite: Das DOAJ (Directory of Open Access Journals) listet reine OA-Zeitschriften und ergänzt Sherpa Romeo bei der Gold-OA-Route. Open Access Button und Unpaywall helfen, bereits frei verfügbare Versionen zu finden. Think. Check. Submit. ist eine Checkliste gegen Raubverlage. Für die Förderer-Compliance ist der Journal Checker Tool der cOAlition S eine spezialisierte Ergänzung. Diese Werkzeuge lösen jeweils einen Nachbarfall — für die konkrete Self-Archiving-Frage pro Zeitschrift bleibt Sherpa Romeo konkurrenzlos.

So steigst du ein

Schritt 1: Öffne openpolicyfinder.jisc.ac.uk und gib den Namen deiner Zielzeitschrift in die Suche ein (z. B. „Nature Biotechnology”). Kein Account nötig. Achte darauf, die exakte Zeitschrift zu wählen — viele Verlage haben mehrere ähnlich benannte Titel mit unterschiedlichen Bedingungen.

Schritt 2: Lies den Policy-Eintrag entlang der drei Manuskript-Versionen. „Submitted Version” = Preprint, „Accepted Manuscript” = akzeptiertes Manuskript nach Peer Review, „Published Version” = finale Verlagsversion. Pro Version siehst du: erlaubter Speicherort (z. B. institutionelles Repository, bioRxiv, Zenodo), Embargofrist und Lizenz. Eine Formulierung wie „Accepted Manuscript, Institutional Repository, 6 month embargo” heißt: Das akzeptierte Manuskript darf sechs Monate nach Erscheinen ins Repository.

Schritt 3: Für Automatisierung registrierst du einen kostenlosen API-Key und bindest die Abfrage in dein Submission- oder Repository-System ein. Beachte: Die alte API läuft aus — entwickle gegen die neue API-Plattform (Migrationsfrist bis Juli 2026). Die Entwickler-Doku findest du unter „The API” im Footer.

Ein konkretes Beispiel

Eine Universitätsbibliothek in Münster betreut das institutionelle Repository für rund 600 Publikationen pro Jahr. Früher prüfte das Open-Access-Team für jede Veröffentlichung manuell die Verlags-Policy — eine zeitraubende Einzelfallrecherche. Heute zieht das Repository beim Einpflegen über die Sherpa-Romeo-API automatisch die zulässige Version und die Embargofrist. Bei einem Artikel in einer Elsevier-Zeitschrift erkennt das System: akzeptiertes Manuskript erlaubt, zwölf Monate Embargo. Das Manuskript wird hochgeladen, das Embargo automatisch gesetzt, die Freischaltung terminiert. Was früher pro Publikation mehrere Minuten Recherche kostete, läuft jetzt im Hintergrund. Bei 600 Publikationen im Jahr spart das dem Team mehrere volle Arbeitswochen — und reduziert das Risiko, versehentlich eine Datei zu früh freizuschalten.

DSGVO & Datenschutz

• Datenhosting: Betrieben von Jisc, einer britischen Organisation. Hosting und Verwaltung liegen im Vereinigten Königreich; für Datenübermittlungen aus der EU besteht der UK-Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission.
• Datenverarbeitung: Der Dienst ist eine Recherche-Datenbank — du gibst keine personenbezogenen oder vertraulichen Forschungsdaten ein, sondern lediglich Zeitschriften- oder Verlagsnamen. Es werden keine Manuskript-Inhalte hochgeladen.
• API-Nutzung: Für die API ist eine Registrierung (E-Mail, API-Key) erforderlich. Es gelten die Datenschutzbestimmungen von Jisc.
• Lizenz der Inhalte: Die Datenbankinhalte stehen unter CC BY-NC-ND 4.0 — Nachnutzung mit Namensnennung, nicht-kommerziell, ohne Bearbeitung.
• Empfehlung für Unternehmen: Datenschutzrechtlich ist der Dienst unkritisch, da keine sensiblen Daten verarbeitet werden. Für institutionelle API-Integrationen empfiehlt sich ein Blick auf die Jisc-Datenschutzhinweise und die Klärung, wer die API-Schlüssel verwaltet.

Gut kombiniert mit

• — Elicit hilft, anhand des Inhalts passende Zeitschriften und verwandte Literatur zu finden; Sherpa Romeo klärt anschließend, welche Self-Archiving-Bedingungen bei der favorisierten Zeitschrift gelten. Erst die inhaltliche, dann die rechtliche Frage.
• — für die schnelle Recherche zu Open-Access-Begriffen, Förderer-Vorgaben oder Plan-S-Details mit Quellenangaben. Perplexity erklärt das „Warum”, Sherpa Romeo liefert das harte „Was gilt konkret”.
• — wenn du Förderrichtlinien, Verlagsverträge und OA-Leitfäden deiner Einrichtung in einem befragbaren Wissensspeicher bündeln willst. NotebookLM beantwortet Fragen zum eigenen Dokumentenbestand, Sherpa Romeo zu den externen Verlags-Policies.

Unser Testurteil

Sherpa Romeo / Jisc Open Policy Finder verdient 5 von 5 Sternen — gemessen an dem, was es sein will: das verlässlichste, frei zugängliche Nachschlagewerk für Self-Archiving- und Open-Access-Policies. In dieser Disziplin gibt es schlicht keine bessere kostenlose Alternative. Die Datenbreite, die redaktionelle Kuratierung und die API machen es zum Standardwerkzeug in Bibliotheken und Repositorien weltweit. Der ehrliche Hinweis bleibt: Dies ist kein KI-Tool, sondern eine klassische, sehr gut gemachte Faktendatenbank — wir bewerten es deshalb nicht an KI-Maßstäben, sondern an seinem Zweck. Punktabzüge müsste man eigentlich nur für Dinge vergeben, die außerhalb des Anspruchs liegen (keine Volltextanalyse, keine deutsche Oberfläche). Für die Aufgabe, die es übernimmt, ist es Best in Class.

Was wir bemerkt haben

• 2024 — Jisc hat die früheren Sherpa-Dienste (Sherpa Romeo für Zeitschriften, Sherpa Juliet für Förderer, Sherpa Fact) unter dem neuen Namen Open Policy Finder zusammengeführt. Die Domain ist jetzt openpolicyfinder.jisc.ac.uk; der alte Name „Sherpa Romeo” bleibt in der Wissenschaft aber das geläufige Stichwort, und die Mailinglisten heißen weiterhin SHERPAUSERS und SHERPAPUBLISHERS.
• 2020 — Das berühmte Farbcodierungssystem (grün/blau/gelb/weiß) wurde mit dem damaligen Relaunch abgeschafft. Viele Anleitungen, Schulungsunterlagen — und auch unsere frühere Version dieser Seite — beziehen sich noch darauf. Wir haben das hier korrigiert: Die Farben existieren nicht mehr.
• 2024 — Mit dem Relaunch wurde ein Supporter-Scheme eingeführt, über das Institutionen die Weiterentwicklung freiwillig mitfinanzieren. Der Dienst bleibt vollständig kostenlos, der Aufruf deutet aber auf gestiegenen Finanzierungsbedarf hin.
• Mai 2026 — Die Frist zur Migration auf die neue API-Plattform wurde auf Juli 2026 verlängert. Wer bestehende Integrationen gegen die alte API betreibt, muss aktiv umstellen, sonst brechen die Abfragen ab.